À l’heure actuelle, la numérisation fait prendre une tout autre tournure aux entreprises. C’est là même tout l’intérêt d’une dématérialisation management. Ce procédé vise à faciliter la tâche aux différents managers et gestionnaires d’une société. En plus de permettre de ne pas gaspiller du papier.
Se renseigner davantage sur la dématérialisation management
Cela revient à transférer les archives de l’entreprise sur des supports numériques. Les salariés et vous-même n’avez plus à vous déplacer dans la pièce des archives pour retrouver des documents. Tout peut se faire par intranet ou tout simplement par internet. Attention, ce procédé ne s’effectue pas n’importe comment. Il est important d’en respecter les phases, dont :
- La numérisation du fichier,
- L’indexation,
- L’archivage du document,
- Le versionnage,
- La certification du fichier.
En ce qui concerne la légitimité du processus, d’après la loi du 13 mars 2000, les documents au format électronique ont la même valeur que les originaux au format papier. Cette méthode est de ce fait tout à fait légale et légitime. Bien avant d’entamer les processus de dématérialisation, il est requis d’effectuer un diagnostic de vos archives actuelles. C’est le meilleur moyen pour s’assurer que les personnes concernées sont disposées à réellement s’impliquer dans le projet.
Les apports non négligeables de la dématérialisation management
L’attrait principal de la dématérialisation , c’est : un gain de place majeur. Les documents confidentiels ou non existent, bel et bien, seulement ils ne sont pas matériels. Vous dites donc adieu aux archives physiques, ce qui vous permet d’aménager l’espace comme vous le souhaitez. La salle d’archive peut, par exemple, se transformer en bureau ou même une salle de repos. Tout dépend des besoins de place de vos collaborateurs et de vous-même.
Le second avantage, ce sont les économies. Mine de rien, la quantité de papiers blancs que vous achetez représente une certaine somme dans votre budget logistique. Il en est fini des coûts matériels qui ne sont pas forcément nécessaires. Aussi, lorsque vous réduisez le temps de traitement des factures ainsi que des bulletins de paie, vous êtes en mesure d’économiser.
Dématérialisation management : garantie de productivité
Cela prend du temps d’ouvrir une lettre, de la trier, de procéder au scan, d’imprimer, pour finir par l’envoyer à nouveau. Cette méthode est tellement « old school » qu’elle ne sied pas à une entreprise qui se veut moderne. En procédant à la dématérialisation du management, vous poussez vos salariés à être encore plus productifs. Ils ne perdent pas un certain temps dans l’accomplissement de tâches que l’on pourrait qualifier de « sans valeur ajoutée ».
Si vous vous inquiétez par rapport à la sécurité des données archivées, il suffit d’avoir des logiciels de sauvegarde. Il va sans dire que l’archivage numérique est beaucoup plus sécurisé que celui fait de papier. Pour ce qui est de la sauvegarde, il est conseillé de se tourner vers des solutions d’hébergement externalisées. Cela revient à enregistrer les différentes données des serveurs à l’intérieur d’un datacenter tiers. C’est également lui qui procède à la bonne maintenance des infrastructures informatiques en savoir plus sur Avamed.
